Cuando pensamos en la gestión de una empresa, lo más habitual es recoger una serie mínima de información sobre los trabajadores. Pero hay dos desafíos principales que se nos imponen en ese momento: saber qué datos es necesario pedir a los empleados y cómo organizarlos cuando ya hay una cantidad considerablemente alta.
En el siglo XXI, la respuesta más fácil a las preguntas sería trabajarlos con inteligencia artificial. Sin embargo, Thiago Santos, María Gutiérrez y Esmeralda Aleixandre, en su conferencia sobre el futuro de los RRHH, advierten que hay variables y cuestiones psicológicas que, por mucho que queramos, no pueden calcular los algoritmos de IA.
En su intervención, otro tema a relucir fue que existen sesgos asociados a lo que se pide en los formularios, que son inconscientes y sin sentido. Es decir, a veces se piden datos a los trabajadores que no se sabe por qué se incluyen, sino simplemente porque “siempre se ha hecho así” o porque son datos sensibles que nos puede interesar saber, aunque no sean estrictamente necesarios.
Ante esta posibilidad, los expertos aconsejan un buen uso de la inteligencia artificial, ayudándonos a las personas a evitar esos sesgos. Una máquina no puede trabajar con datos psicológicos, pero lo que sí puede hacer es ayudarnos a las personas a ser más objetivos.
Una vez comprendido este aspecto de la nueva gestión de los recursos humanos, cabe destacar cuáles son los datos obligatorios por ley y cuáles nos conviene recoger para una buena gestión del equipo de trabajo.
La legislación recoge que, para el funcionamiento correcto de una empresa, hace falta para empezar tener una ficha del empleado. Esta debe incluir datos tan obvios como el nombre, el número de identificación, la fecha de contratación o el número de la Seguridad Social.
Otros datos que hay que almacenar para poder presentar en un momento dado ante Inspección de Trabajo son el registro de jornada (es decir, que el empleado fiche a la entrada y a la salida de su puesto), de horas extraordinarias y de teletrabajo.
Hay que tener en cuenta, y así lo explicaban la abogada experta en legislación laboral, Aina Rovira, y Sonia Casimiro, experta en gestión de personas para RRHH, que las horas realizadas en exceso de jornada y que han sido compensadas no son horas extraordinarias y, por lo tanto, no hay que pagarlas como tales.
Otros datos que se recomiendan guardar son el absentismo (ausencias y permisos), la evaluación del desempeño y el clima laboral. Con respecto al primero, se aconseja que se den varios pasos: la recopilación de los datos, su categorización, un análisis de tendencias, identificar los patrones, calcular las tasas de absentismo, comparar esa tasa con el promedio del sector, identificar las causas de raíz, presentar los resultados, tomar acciones, comunicarlo a dirección y realizar un seguimiento.
La evaluación del desempeño es algo más complicado de calcular, ya que parece más abstracto que todo lo anterior. Sin embargo, se pueden obtener algunos resultados cuantitativos, como los objetivos del empleado o las cifras de producción. También se puede recopilar información de las competencias y habilidades para el puesto, qué valoración dan sus compañeros, que el mismo empleado haga una autoevaluación, tener en cuenta los logros relevantes, considerar el feedback de clientes, ver la actitud y el comportamiento, y fijarse en la fidelización y participación en actividades de la empresa.
Esto último podría parecer poco relevante para hacer bien el trabajo encomendado, pero está muy relacionado con la creación de un buen ambiente laboral, tan importante para un rendimiento superior. La forma de recoger el clima laboral es establecer puntuaciones promedio, calcular el porcentaje de respuestas positivas, tener en cuenta los comentarios cualitativos y analizar los resultados.
Un último consejo que dan las especialistas en recursos humanos es digitalizar todos los datos nombrados hasta ahora, y así poder mantener el control. Es cierto que la ley no obliga a esta forma de trabajo, pero así es más fácil dominar la información de manera proactiva para, más adelante, poder rendir cuentas ante el organismo competente.